Quản lý kho hàng luôn là nỗi niềm trăn trở của bất kỳ doanh nghiệp có hàng hoá lưu trữ. Hệ thống kho bãi được quản lý và vận hành bởi hệ thống chuyên nghiệp và hiện đại sẽ mang đến rất nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí và tối ưu lợi nhuận.
Tuy nhiên, việc quản lý kho bãi với số lượng lớn và loại hình đa dạng chưa bao giờ là dễ dàng. Chính vì thế, hệ thống quản lý kho hàng WMS chính là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Vậu, WMS là gì? Hãy cùng Baspro giải đáp cụ thể ngay tại bài viết sau đây.
1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
WMS là gì? Warehouse Management System – hệ thống quản lý kho hàng là một phần mềm thông minh và hiện đại, được thiết kế giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của kho hàng.
Với WMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các công việc giám sát hàng hóa, quản lý tình trạng xuất nhập, hàng tồn, cũng như thực hiện các báo cáo, phân tích dữ liệu chính xác. Bên cạnh đó, hệ thống còn có chức năng hỗ trợ hoạt động bán hàng và đặt hàng với nhà cung cấp.
Nhìn chung, hệ thống quản lý kho là giải pháp hiệu quả để thống nhất và tối ưu hóa các quy trình làm việc giữa các bộ phận, đầu tư trang thiết bị và nhà kho, tiết kiệm nhân công. Từ đó, doanh nghiệp có được bức tranh tổng quát và chính xác về hoạt động kinh doanh bằng các số liệu thực tế.
Bằng các quy trình tự động, nhanh chóng và chính xác, hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng ngay lập tức. Đồng thời, thông tin về số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa cũng được thống kê cụ thể mà không cần nhân công mang đơn đi đặt hàng và di chuyển đến kho để kiểm tra thủ công như trước đây.
2. Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS
WMS system là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của kho hàng, mang lại rất nhiều lợi ích. Cụ thể như sau:
2.1. Giảm chi phí vận hành
Đội ngũ nhân sự kho thường bao gồm nhiều nhân viên và cần nhiều thời gian để quản lý. Bên cạnh đó, các hoạt động của kho đều gắn liền với các bộ phận khác. Với sự trợ giúp của hệ thống, các quy trình đều được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực.
Các tính năng hỗ trợ cho quá trình quản lý và vận hành như xây dựng sơ đồ phân tầng khoa học, mô phỏng sàn kho để tối đa luồng di chuyển, xác định nơi chứa hàng,… giúp doanh nghiệp loại bỏ các quy trình thủ công và tối ưu chi phí vận hành.
2.2. Quản lý hàng tồn kho “Just-in-Time” nhanh chóng
Hệ thống quản lý kho hàng giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho Just-in-time (JIT) một cách nhanh chóng và chính xác. Dựa vào số lượng hàng hóa hiện có trong kho, WMS dự báo nhu cầu sản xuất và tiêu thụ để đưa ra quyết định bổ sung kịp thời.
Bên cạnh đó, hệ thống luôn đảm bảo nguồn hàng để sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh/ sản xuất bởi quy trình đặt hàng được tự động hóa mà không cần phải duy trì nguồn hàng tồn kho lớn. Thời gian tiếp nhận và xử lý hàng hóa được tối ưu bởi sự sắp xếp và lưu trữ khoa học.
Các quy trình tưởng như phức tạp này được đơn giản hóa bởi WMS, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sai số, đảm bảo mức tồn kho luôn đáp ứng đủ nhu cầu thị trường.
2.3. Cảnh báo hàng tồn tối thiểu
Việc triển khai WMS platform giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực thông qua mã vạch, số seri, thẻ RFID. Các công cụ này hỗ trợ cho đội ngũ quản lý và vận hành kiểm tra tình trạng thực tế của hàng hóa để nắm bắt chính xác số lượng đang có trong kho.
Khi mức hàng tồn kho đạt mức tối thiểu theo thiết lập cụ thể, WMS sẽ gửi thông báo và gợi ý đặt thêm hàng với phía nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hàng hóa, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng vốn.
2.4. Tăng cường bảo mật
WMS được tích hợp tất cả thông tin liên quan đến quy trình phối hợp và hoạt động của doanh nghiệp cũng như các thông tin quan trọng về hàng hóa. Vì thế, việc tăng cường bảo mật của doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống WMS là vô cùng cần thiết.
Hầu hết các hệ thống WMS đều có biện pháp kiểm soát quyền truy cập của nhân viên bằng tài khoản cá nhân, tùy thuộc vào vai trò và nhiệm vụ của mỗi người. Đồng thời, hệ thống đều lưu lại nhật ký hoạt động để phục vụ cho quá trình giám sát và cảnh báo.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng có thể mã hóa dữ liệu kho hàng để tránh tình trạng đánh cắp thông tin hoặc truy cập trái phép. Các bản sao lưu cũng luôn được cập nhật để bảo vệ dữ liệu trong các trường hợp khẩn cấp.
2.5. Tối ưu quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound)
Tất cả các quy trình xuất nhập khẩu thủ công như xuất nhập kho, kiểm kê hàng hóa, báo cáo,… trong kho hàng đều được tối ưu hóa với thời gian nhanh chóng. Tính năng này giúp đội ngũ quản lý và vận hành có thể tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực và kiểm soát một cách hiệu quả.
Tùy thuộc vào từng đơn hàng, hệ thống sẽ lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp và tối ưu hóa luồng di chuyển trong kho để tiết kiệm thời gian và chi phí. Tính chính xác trong từng quy trình cũng được nâng cao, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chỉ số hao hụt.
2.6. Quản lý nguồn nhân sự hiệu quả
Hệ thống quản lý kho hàng còn có vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân sự và tăng năng suất lao động. Các tính năng cụ thể bao gồm: lập kế hoạch và phân công nhân viên phù hợp, tạo lịch trình hàng ngày, giám sát tiến độ,…
Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động tính toán được số lượng nhân viên cần thiết cho quá trình vận hành và cắt giảm các bộ phận không cần thiết. Đồng thời, WMS cũng được sử dụng cho mục đích đào tạo nhân viên và đánh giá KPI rõ ràng và minh bạch.
2.7. Quản lý thanh toán
Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thanh toán hiệu quả với các tính năng tự động hóa quy trình thanh toán. Các công việc thủ công như ghi chép sổ sách, đối chiếu hóa đơn,… đều được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Việc tích hợp với các hệ thống thanh toán trực tuyến hoặc liên kết với bên thứ ba giúp quá trình diễn ra thuận lợi và giảm thiểu sai sót. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi quá trình thanh toán, đối chiếu hoặc truy xuất lịch sử giao dịch dễ dàng.
2.8. Cải thiện mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp
Với những tính năng tự động hóa quy trình làm việc trên, hệ thống quản lý kho hàng WMS thúc đẩy chuỗi cung cầu giữa doanh nghiệp và khách hàng diễn ra nhanh chóng và phối hợp nhịp nhàng. Sự tin tưởng gia tăng khi các bên đều được cập nhật minh bạch về tình trạng, lịch trình giao nhận, vị trí,…
Bên cạnh đó, thời gian chờ đợi được rút ngắn cũng là yếu tố giúp mối quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng trở nên tốt hơn.
3. Phân loại hệ thống quản lý kho hàng WMS
Bên cạnh WMS là gì, Baspro cũng sẽ mang đến cho bạn thông tin về phân loại hệ thống WMS. Dựa trên các tiêu chí cụ thể, hệ thống quản lý kho hàng WMS được phân thành nhiều loại khác nhau. Dưới đây là hai loại hệ thống được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
3.1. Hệ thống độc lập và tích hợp
Hệ thống độc lập được sử dụng chuyên biệt chỉ với chức năng kho, không có tính liên kết với các bộ phận khác. Hệ thống này được đánh giá cao về khả năng bảo mật dữ liệu, hiệu suất hoạt động cao và ổn định. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc bởi chi phí đầu tư và duy trì cao, cần đội ngũ nhân viên IT có chuyên môn để duy trì.
Ngược lại, hệ thống tích hợp được sử dụng liền mạch với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP).
Các dữ liệu và tính năng có thể dễ dàng liên kết với hệ thống khác giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình hoạt động chung, tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực. Tuy nhiên, tính bảo mật dữ liệu và hiệu suất của hệ thống tích hợp phụ thuộc vào hệ thống ERP.
3.2. Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)
Hệ thống WMS tại chỗ được cài đặt và vận hành trên máy chủ riêng của doanh nghiệp. Khâu bảo trì, lưu trữ đều do doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Hệ thống này có khả năng kiểm soát dữ liệu, tính bảo mật và hiệu suất tối ưu.
Tuy nhiên, chi phí đầu tư và nhân lực vận hành cần có chuyên môn cao.
Hệ thống WMS trên đám mây là giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên máy chủ từ xa với chi phí thấp và nhiều lợi ích như: Cài đặt và sử dụng đơn giản, dễ dàng mở rộng, tính bảo mật cao, truy cập thuận tiện.
Tuy nhiên, quyền kiểm soát dữ liệu thuộc về nhà cung cấp, các hoạt động cũng phụ thuộc vào kết nối internet cũng là điều nên được xem xét kỹ.
4. Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
Vậy, tính năng của WMS là gì? Để gia tăng tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của người dùng, mỗi hệ thống có những tính năng riêng biệt để tối ưu hóa hoạt động của kho hàng. Tuy nhiên, các tính năng cơ bản nhất của hệ thống quản lý kho hàng WMS bao gồm:
- Quản lý không gian kho:
Hệ thống đề xuất cách bố trí khoa học dựa trên từng loại hàng hóa, hướng dẫn sắp xếp vị trí cụ thể để tối ưu diện tích, tăng sức chứa và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.
Hệ thống còn theo dõi và quản lý vị trí hiệu quả, giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh chóng và chính xác. Dựa vào các dữ liệu xuất nhập kho, WMS dự báo nhu cầu sử dụng kho và hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch tối ưu không gian kho hiệu quả.
- Theo dõi tồn kho:
Hệ thống ghi nhận số lượng hàng hóa theo thời gian thực giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa, quản lý hiệu quả số lượng và loại hình hàng đang tồn ở mức vừa phải, tránh tình trạng thiếu hụt hay nhiều hơn so với nhu cầu.
Bên cạnh đó, cảnh báo tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhập hàng, tối ưu hóa việc quản lý kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Xuất nhập kho:
Các công nghệ quét mã barcode, QR code giúp hệ thống ghi nhận chính xác tình trạng hàng hóa, hạn chế rủi ro và sai sót. Lịch sử xuất nhập kho đều được lưu trữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
Tính năng này còn tự động hóa việc nhận đơn hàng, phân loại và sắp xếp theo yêu cầu. Sau đó, tùy thuộc vào vị trí cụ thể, đặc tính hàng hóa mà đề xuất các phương án xuất kho, phương tiện vận chuyển phù hợp.
- Theo dõi đơn đặt hàng:
WMS cập nhật thông tin đơn hàng, phân loại và sắp xếp theo từng đơn giúp quá trình xử lý đơn diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian chờ. Hệ thống còn thông báo cho khách hàng qua các kênh email, tin nhắn, thông báo trên ứng dụng để khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ.
Các lịch trình giao hàng đều được quản lý bởi WMS, từ vị trí tài xế, tình trạng đơn hàng,… giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí.
- Quản lý vận chuyển:
WMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao hàng, gia tăng hiệu suất hoạt động với chi phí tiết kiệm. Dựa trên các thông tin về địa chỉ, thời gian của đơn hàng, hệ thống sẽ đề xuất phương án tối ưu và phân công tài xế.
Trong quá trình giao hàng, vị trí tài xế và tình hình đơn hàng đều được hệ thống cập nhật tự động cho đến khi đơn được giao hoàn tất.
- Quản lý nhân sự:
Dựa trên dữ liệu sẵn có, hệ thống phân công công việc cho nhân viên tùy vào kinh nghiệm và năng lực, giám sát thời gian hoàn thành và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo hiệu suất và quyết định khen thưởng, kỷ luật minh bạch.
Hệ thống còn mang đến cho doanh nghiệp các chương trình đào tạo giúp nâng cao chuyên môn của đội ngũ nhân sự.
- Quản lý kho bãi:
Hệ thống có thể quản lý cùng một lúc nhiều kho hàng. Với từng đặc điểm hàng hóa riêng biệt, WMS đề xuất phương án bố trí kho hàng phù hợp, hướng dẫn vị trí sắp xếp cụ thể và định vị từng loại hàng hóa đang có trong kho.
Tính năng quản lý kho bãi giúp doanh nghiệp tối ưu sức chứa. Đồng thời, các dữ liệu xuất nhập kho cũng được lưu lại để phục vụ mục đích truy xuất nguồn gốc nhanh chóng và thuận tiện.
- Báo cáo:
Dựa trên việc tích hợp nhiều tính năng hữu ích, WMS cung cấp các báo cáo chi tiết dựa trên việc cung cấp dữ liệu, phân tích và đưa ra các chiến lược xuất nhập kho hiệu quả như: báo cáo tồn kho, xuất nhập kho, theo dõi đơn hàng, quản lý nhân sự,… giúp doanh nghiệp nắm bắt cụ thể hoạt động của kho hàng và đưa ra các quyết định cần thiết.
Bên cạnh đó, WMS còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
5. Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS là gì?
| Hệ thống ERP | Hệ thống WMS | |
| Mục tiêu | Tăng cường khả năng quản lý, đơn giản quy trình để nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý và báo cáo tài chính | Quản lý toàn diện, kiểm soát chặt chẽ hoạt động của kho hàng và đưa ra các báo cáo chi tiết. |
| Chuyên môn | Quản lý và kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, kế toán,…
Có khả năng kết hợp với các phần mềm khác nhau trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp |
Giám sát chặt chẽ tình trạng hàng hóa trong chuỗi cung ứng ở mọi thời điểm |
| Phạm vi sử dụng | Hỗ trợ đa dạng cho mọi hoạt động kinh doanh | Tối ưu hóa quy trình vận hành kho hàng |
Baspro là đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói về hoàn tất đơn hàng và hậu cần kho vận được hơn 100 doanh nghiệp và người bán hàng thương mại điện tử lựa chọn, đến từ hệ sinh thái của Tập đoàn Đại Việt – một trong Top 500 Doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam (VNR500).
Baspro mang đến cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện với công nghệ tiên tiến và mạng lưới hệ thống kho bãi và đối tác uy tín. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm và giàu kinh nghiệm về lĩnh vực logistics luôn sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7.
Đến với Baspro, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm mạng lưới tiện ích tối ưu như sau:
- Hệ thống công nghệ hiện đại với các thuật toán thông minh giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, khả năng kết nối đa kênh giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Mạng lưới kho rộng khắp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào bán hàng để gia tăng lợi nhuận mà không cần đầu tư kho bãi, nhân sự hậu cần.
- Đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng nhanh chóng và đúng hẹn.
Với những thế mạnh trên, Baspro rất hân hạnh được đồng hành cùng doanh nghiệp để mang đến những giải pháp kho bãi tốt nhất! Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể:
- Địa chỉ: Tầng 12 Tòa nhà Pico, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Fanpage: https://www.facebook.com/congtytnhhbaspro/
- Website: https://baspro.vn
- Hotline: 0327 500 168
- Email: info@baspro.vn
Bên cạnh lời giải đáp WMS là gì? Bài viết trên còn mang đến cho bạn những tính năng và lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp. Triển khai WMS là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất quản lý kho hàng và thu về lợi nhuận với chi phí tối ưu.
Share:
