Trong bối cảnh thị trường kinh doanh đang dần trở nên đa dạng và cạnh tranh khốc liệt, OMS không chỉ là công cụ, mà là một chiến lược quản lý thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ đơn hàng đến giao hàng.
OMS không những giúp doanh nghiệp gặt hái được hiệu quả vượt trội mà còn hướng đến sự tăng trưởng bền vững và thành công. Vậy, OMS là gì? Phần mềm OMS nào tốt nhất hiện nay? Hãy cùng Baspro khám phá ngay trong bài viết dưới đây!
1. OMS là gì?
OMS là gì? OMS (viết tắt của Order Management System) không chỉ là một phần mềm quản lý đơn hàng thông thường mà còn được xem như trợ thủ đắc lực của hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp hiện đại, bất kể là nhân viên bán hàng, marketing, nhân viên kho,… hay chủ doanh nghiệp.
Nền tảng OMS được liên kết chặt chẽ từ hệ thống các phần mềm trên nhiều máy tính khác nhau, giúp doanh nghiệp đồng bộ và tự động hóa các quy trình về đơn hàng và giao nhận một cách thông minh và hiệu quả.
Với hệ thống OMS, doanh nghiệp có thể đảm bảo tối ưu tất cả các hoạt động như quản lý kho vận, nhập dữ liệu và cập nhật số liệu, xử lý và theo dõi hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày một cách hiệu quả.
Đồng thời, OMS còn tổng hợp, phân tích và cung cấp các báo cáo để doanh nghiệp có thể đo lường, đánh giá chất lượng chi tiết và giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất kinh doanh.
Tuy nhiên, môi trường kinh doanh ngày càng phát triển đa dạng với nhiều hình thức. Để đáp ứng nhu cầu mua sắm đa dạng của khách hàng, các doanh nghiệp cần tích hợp OMS với quản lý đơn hàng đa kênh, hay còn gọi là omnichannel.
Vậy, omnichannel là gì? Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp kết nối các kênh bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến một cách hiệu quả. Đồng thời, cung cấp cho doanh nghiệp góc nhìn toàn diện về quy trình đặt hàng, lưu kho, giao hàng và hỗ trợ khách hàng.
Nhờ tích hợp OMS với omnichannel, doanh nghiệp có thể tăng cường trải nghiệm mua sắm của khách hàng và nâng cao hiệu suất hoạt động kinh doanh, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trong thị trường đầy cạnh tranh hiện nay.
Khái niệm OMS là gì?
2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng phát triển và cạnh tranh, việc tìm hiểu OMS là gì và áp dụng OMS hiệu quả thay thế các quy trình thủ công chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vươn lên vượt trội.
OMS không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức và xử lý đơn hàng một cách linh hoạt và chính xác, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và tối ưu chi phí, gia tăng dòng tiền và lợi nhuận.
Việc tích hợp OMS vào quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đơn hàng từ đầu đến cuối một cách hiệu quả và nhanh chóng. Hệ thống còn giúp khách hàng có thể đặt hàng trên mọi nền tảng với nhiều hình thức giao nhận khác nhau cùng chính sách đổi trả tiện lợi.
Bên cạnh nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng, OMS cũng giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với thị trường đầy biến động và tối ưu hóa quy trình vận hành. Từ đó, doanh nghiệp khẳng định được vị thế và sở hữu ưu thế mạnh mẽ hơn trên thị trường.
OMS có vai trò vô cùng quan trọng với hoạt động của doanh nghiệp
3. Tính năng của hệ thống Order Management System (OMS)
Bên cạnh giải đáp về OMS là gì? Hãy cùng Baspro tìm hiểu các tính năng của hệ thống OMS cụ thể hơn ngay sau đây.
3.1. Kênh bán hàng
OMS không chỉ là một công cụ để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, mà còn là một trung tâm quan trọng để tích hợp và quản lý các điểm bán hàng..
Từ các kênh hiện đại như website, cửa hàng trực tuyến đến các kênh truyền thống như cửa hàng bán lẻ, OMS giúp kết nối mọi điểm tiếp xúc với khách hàng và quản lý mọi đơn hàng một cách linh hoạt và thuận tiện.
3.2. Theo dõi tất cả các đơn đặt hàng
Một trong những tính năng quan trọng nhất của OMS là khả năng theo dõi và cập nhật thông tin mọi đơn hàng theo thời gian thực tế kể từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi đơn hàng được giao thành công.
Song song đó, các thông tin và số lượng hàng hóa trong kho sẽ được cập nhật tự động cho doanh nghiệp và khách hàng. Các thủ tục đổi trả cũng được OMS hỗ trợ nhanh chóng.
3.3. Cơ sở dữ liệu khách hàng
OMS không chỉ giúp theo dõi các đơn hàng mà còn lưu trữ và quản lý mọi thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, sản phẩm yêu thích,…
Cơ sở dữ liệu khách hàng của OMS là một kho thông tin quý giá giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng khai thác với nhiều hành động phù hợp nhằm tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
3.4. Giám sát và quản lý hàng hóa
OMS cung cấp các công cụ hữu ích để giám sát và quản lý hàng tồn kho. Nhiều vấn đề có thể phát sinh như bán quá số lượng sản phẩm đang có, tình trạng nhập dư hàng hóa, dự báo nhu cầu của khách hàng không chính xác,…
Từ việc theo dõi vị trí và số lượng hàng tồn kho đến việc quản lý chuyển động của hàng hóa từ kho đến điểm bán, OMS giúp doanh nghiệp duy trì một hệ thống chuỗi cung ứng hiệu quả và linh hoạt, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa tài nguyên.
3.5. Tích hợp hậu cần ngược (reverse logistics)
OMS không chỉ quản lý quá trình giao hàng mà còn giúp doanh nghiệp xử lý các trường hợp trả hàng và quản lý ngược lại quá trình vận chuyển hàng hoá, bao gồm việc xử lý đổi/trả hàng, quản lý việc trả hàng và hoàn tiền,… một cách linh hoạt và hiệu quả.
Điều này không chỉ tạo ra sự hài lòng cho khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi xử lý các vấn đề hậu cần.
3.6. Thao tác kế toán
Cuối cùng, các dữ liệu kinh doanh từ OMS sẽ được chuyển vào sổ cái và các sổ ghi chép phụ của hệ thống kế toán để thực hiện các quy trình tiếp theo. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
OMS giúp các thao tác kế toán được thực hiện hiệu quả và hạn chế sai sót
4. Nguyên lý hoạt động của hệ thống OMS là gì?
Dựa trên việc tự động hóa quy trình đặt hàng, OMS kiểm tra tính khả dụng của đơn đặt hàng, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, đến việc vận chuyển và giao hàng. OMS còn kết nối với các hệ thống tài chính, giúp khách hàng dễ dàng thanh toán.
Ngoài ra, OMS còn giúp doanh nghiệp xử lý các trường hợp đổi trả hàng hóa đa kênh, lưu lại lịch sử khách hàng và quản lý thông minh quá trình định vị.
Hệ thống OMS có thể được phân loại theo nhiều cách, dựa trên quy mô doanh nghiệp, nhu cầu về các tính năng và mức độ tùy chỉnh. Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các module lẻ hoặc toàn bộ hệ thống hoàn chỉnh.
Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn cài đặt OMS cố định hoặc tham khảo mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm SaaS. Ưu điểm của mô hình phân phối là thời gian triển khai nhanh chóng và thao tác đơn giản, sử dụng được trên điện thoại hoặc trình duyệt có kết nối internet.
OMS hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả các quy trình liên quan đến đơn hàng
5. Phân loại hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp OMS phù hợp sẽ đảm bảo quá trình quản lý đơn hàng được thực hiện một cách hiệu quả và linh hoạt. Các loại hệ thống OMS phổ biến nhất hiện nay là:
5.1. Quản lý đơn hàng thủ công
Trong thời buổi công nghệ phát triển vượt trội, quản lý đơn hàng thủ công hay theo dõi các quá trình bán hàng bằng sổ cái hoặc các bảng tính Excel không còn được doanh nghiệp lớn ưu tiên. Cách thức quản lý đơn hàng này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc rất nhỏ.
Các đơn đặt hàng được xử lý bằng tay, từ việc nhập liệu đến việc xác nhận và giao hàng. Mặc dù phương pháp này đơn giản, nhưng nó có thể gây ra lỗi và tốn nhiều thời gian.
5.2. Sử dụng nền tảng thương mại điện tử
Sử dụng nền tảng thương mại điện tử là một phương pháp hiệu quả để quản lý đơn hàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến. Hệ thống OMS tích hợp sâu vào cơ sở dữ liệu của nền tảng thương mại điện tử, giúp tự động hóa quy trình từ việc nhận đơn hàng đến giao hàng và theo dõi đơn hàng.
5.3. Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập
Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập là một lựa chọn linh hoạt cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hệ thống OMS hiệu quả hơn cho cả nền tảng thương mại điện tử và các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập cung cấp các tính năng như quản lý thông tin khách hàng, quản lý sản phẩm và kho hàng, xử lý đơn đặt hàng, tạo hóa đơn và phiếu giao hàng, cũng như cung cấp báo cáo về hiệu suất kinh doanh.
Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức và theo dõi các đơn đặt hàng của mình một cách hiệu quả, từ quá trình đặt hàng cho đến giao hàng và thanh toán.
Các hệ thống OMS được phân loại dựa trên nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp
6. Tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng OMS phù hợp
Khi lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng OMS, doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Một số tiêu chí quan trọng có thể được xem xét bao gồm:
- Giảm bớt công việc cho nhân viên: Hệ thống OMS nên được thiết kế để giảm bớt công việc thủ công cho nhân viên, từ việc xử lý đơn hàng đến tạo hóa đơn và quản lý kho. Điều này giúp tăng năng suất làm việc và giảm nguy cơ phát sinh lỗi.
- Dễ thiết lập và sử dụng: Hệ thống OMS cần có giao diện dễ sử dụng và dễ hiểu, giúp nhân viên dễ dàng thiết lập và sử dụng mà không cần đến đào tạo đặc biệt.
- Khả năng nâng cấp khi có nhu cầu: Hệ thống OMS nên có khả năng mở rộng và nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu mở rộng quy mô hoặc tính năng của hệ thống.
- Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình: Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng chất lượng là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động một cách liền mạch.
Mỗi doanh nghiệp cần có các tiêu chí riêng để lựa chọn được hệ thống OMS phù hợp
7. Phần mềm quản lý đơn hàng OMS nào tốt nhất?
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều sự lựa phần mềm quản lý bán hàng OMS với những ưu điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu và quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp.
KiotViet là một trong số các phần mềm OMS được sử dụng phổ biến hiện nay
- Phần mềm Kiotviet.vn: Là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp bán lẻ trong việc hỗ trợ quản lý cửa hàng, tồn kho và bán hàng trực tuyến với giao diện thân thiện, tính năng đa dạng và khả năng tích hợp linh hoạt
- Phần mềm Nhanh.vn: Là một phần mềm OMS được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Với giao diện đẹp mắt và tính năng tự động hóa cao, phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình từ đặt hàng đến giao hàng và thanh toán.
- Sapo.vn: Là một giải pháp OMS linh hoạt, phù hợp cho cả các doanh nghiệp bán lẻ truyền thống và thương mại điện tử. Với các tính năng quản lý đơn hàng, tồn kho và khách hàng, Sapo là sự lựa chọn đáng tin cậy cho nhiều loại hình kinh doanh.
- Haravan.com: Đây là một nền tảng tích hợp đa chức năng, cung cấp không chỉ OMS mà còn các giải pháp cho website, quảng cáo trực tuyến và khách hàng. Với tính năng tiện ích và khả năng tùy chỉnh cao, Haravan là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô kinh doanh.
- Suno.vn: Một giải pháp OMS mới và được đánh giá cao với giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Với các tính năng quản lý đơn hàng và khách hàng hiệu quả, Suno là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập và nhỏ.
Những thông tin hữu ích trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc OMS là gì? Đồng thời, bài viết cũng giới thiệu các phần mềm OMS tốt nhất hiện nay. Việc lựa chọn và đầu tư vào OMS phù hợp vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tạo sự khác biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh.
Share:
